«Офіси у валізах» дозволяють обслуговувати клієнтів вдома чи в лікарні.

На сьогодні є два варіанти обслуговування категорій клієнтів за допомогою «Офісу у валізі», а саме:

• Обслуговування за місцем проживання або перебування громадян.

Така модель може передбачати обслуговування як визначеного кола громадян (скажімо, людей з обмеженими можливостями, громадян, які перебувають у лікарні, літніх людей тощо), так і всіх без обмежень жителів території.

• Обслуговування громадян за постійною адресою визначеного пункту обслуговування.

Тобто, у разі обслуговування Мобільним офісом громадян у віддаленому населеному пункті або районі міста, доцільно визначити постійне місце для прийому громадян за визначеним графіком (приміром, у будинку культури, будинку старости тощо).

Технічне наповнення

Основним технічним інструментом для роботи пересувного віддаленого робочого місця адміністратора за принципом «Мобільної валізи» є комплект портативного обладнання, яке розміщується у зручній переносній мобільній валізі.

Комплект обладнання містить:

• ноутбук-трансформер;
• портативний принтер;
• ручний сканер;
• зчитувач ID-карток;
• павербанк;
• відеокамеру;
• маршрутизатор (роутер);
• супутні периферійні пристрої.

Комплект обладнання, має відповідати наступним вимогам:

• Ноутбук повинен мати розмір екрану не менше 10 дюймів та може бути укомплектовано бездротовим маніпулятором типу «миша»;
• Принтер повинен підтримувати щонайменше чорно-білий друк на папері формату А4;
• Сканер повинен забезпечувати можливість сканування як документів формату А4, так і персональних документів, таких як паспорти, посвідчення, тощо.
• Сканер повинен забезпечувати сканування документів формату А4 та менших форматів;
• Модем для підключення до мобільного інтернету повинен підтримувати підключення пристроїв через wifi та до мережі Інтернет через мережі мобільних операторів України;
• Пристрій для зчитування інформації паспортів громадянина України у формі ID-картки відповідає вимогам чинного законодавства та працює із актуальними версіями ID-картки;
• Пристрій для відеозапису процесу надання послуг повинен забезпечувати відповідну якість зображення, що надає можливість працювати в умовах поганого освітлення;
• Кейс для транспортування та автономної роботи комплектум може бути виготовлений з металевих сплавів або інших ударостійких матеріалів та мати окреме відділення для чистих аркушів паперу та сформованих пакетів документів у процесі надання послуг формату А4.

Перевагою буде, якщо у момент відкриття кейсу буде автоматично вмикатися відеозапис із подальшим автоматичним вимкненням при закритті.

На ноутбуці, що входить до комплекту валізи повинно бути встановлено програмне забезпечення з ліцензіями, які передбачають можливість його використання для надання публічних послуг.

Щонайменше має бути встановлено:

• операційна система Microsoft Windows 10;
• комплект офісних програм Microsoft Office, що має містити щонайменше програми Word та Excel (без необхідності регулярних платежів за використання);
• драйвери та програмне забезпечення для роботи з іншими пристроями комплекту;
• програмне забезпечення для зчитування з ІД-карток інформації, у тому числі відомостей про реєстрацію місця проживання.

На Дніпропетровщині найчастіше мобільні центри надання адміністративних послуг використовують для надання адмінпослуг громадянам, що проживають на віддалених територіях, а також громадянам, що лікуються. Найбільшим попитом користуються послуги у сфері земельних відносин.